【税理士が解説】さよなら交通費の手入力！モバイルSuicaで経理を劇的に効率化する方法

「毎月の交通費、レシートや利用履歴を見ながら一件ずつ手入力している…」
「クレジットカードで払ったり、現金で払ったり、精算方法がバラバラで面倒…」

日々の経理業務において、交通費の精算は、件数が多く金額が細かいわりに手間がかかる、悩ましい業務の一つではないでしょうか。

もし、あなたがこの作業に少しでも時間を取られているなら、その解決策は「モバイルSuica」または「モバイルPASMO」の導入です。

今回は、なぜ交通費精算にモバイル交通系ICが最適なのか、その理由と、経理を効率化するための具体的な方法を解説します。

なぜモバイルSuica/PASMOが最適なのか？3つの理由

現金やクレジットカード決済と比較して、モバイルSuica/PASMOが会計処理の観点で圧倒的に優れている理由は3つあります。

理由1：利用履歴の「情報量」が圧倒的に多い

会計処理で最も重要なのは、その支払いが「いつ、どこで、何のために」行われたかという情報です。この点で、決済方法による履歴の詳しさには大きな差があります。

クレジットカードのタッチ決済も便利ですが、履歴には利用した鉄道会社名しか残らないことがほとんど。一方、モバイルSuicaなら「乗車駅」と「降車駅」まで明確に記録されます。上記のように、これが「名古屋市営地下鉄」の利用であることまでデータとして連携できるため、後から見返しても一目瞭然です。

理由2：インボイス制度の「公共交通機関特例」に完全対応

インボイス制度では、3万円未満の公共交通機関での支払いについて、インボイスの保存がなくても帳簿に一定の事項を記載すれば仕入税額控除が認められる特例があります。

• 取引年月日
• 相手方の名称（例：JR東海）
• 取引内容（旅客運賃）
• 支払対価の額
• 「インボイス特例対象」である旨

モバイルSuicaの利用履歴にはこれらの情報がほぼ含まれているため、帳簿作成が非常にスムーズです。

理由3：クラウド会計との連携で「入力の手間を限りなくゼロに」

これが最大のメリットです。モバイルSuicaをfreeeやマネーフォワードといったクラウド会計ソフトと連携させることで、交通費精算の自動化を大きく前進させることができます。

例えば、以下のような「自動仕訳ルール」を設定できます。

ルール： モバイルSuicaの明細に「乗：〇〇（自社最寄駅）」と含まれていたら
アクション： 勘定科目を「旅費交通費」として自動で登録する

この仕組みを一度構築すれば、あなたは日々の移動でモバイルSuicaを使うだけ。月末には、交通費の経理がほとんど終わっている、という状態を実現できるのです。

よくある質問（Q&A）

Q. プライベートの利用と混ざってしまうのが心配です…

A. 事業専用のクレジットカードを作り、そのカードでモバイルSuicaにオートチャージする設定にしましょう。そうすれば、チャージされた分はすべて事業用の経費として明確に区分できます。

Q. ダウンロード型の会計ソフトでは使えませんか？

A. 可能です。モバイルSuicaの会員サイトから利用履歴をCSVファイルでダウンロードし、お使いの会計ソフトのインポート機能を使えば、まとめて取り込むことができます。

まとめ：決済方法の見直しが、経理改善の第一歩

同じ交通費の支払いでも、決済方法を一つ見直すだけで、会計処理の手間と正確性は劇的に改善します。
モバイルSuica/PASMOの導入は、単なる経費精算の効率化に留まらず、月次決算の早期化や、経営判断の迅速化にも繋がる重要な一手です。

「うちの会社に合ったやり方は？」「自動化の仕組みづくりを手伝ってほしい」

当事務所では、クラウド会計を活用したバックオフィスの業務改善を積極的に支援しております。あなたの会社の経理フローに合わせた、最適なモバイル交通費精算の「仕組みづくり」を一緒に考えます。

日々の入力作業から解放され、もっと本業に集中したい方は、ぜひ一度ご相談ください。